Huishoudelijk reglement

INLEIDING

Dit Huishoudelijk Reglement van de HARC, conform art. 20 van de statuten, is vastgesteld in de Algemene Leden Vergadering dd. 19 november 2019 en vervangt het eerder vastgestelde Reglement

Voor het handelen van de vereniging, de leden, het bestuur en door het bestuur ingestelde commissies zal leidend zijn:

• de Nederlandse wet
• de Statuten van de HARC
• het Huishoudelijk Reglement van de HARC

I. PRIVACY BESCHERMING
Het volledige privacyreglement is conform de Wet AVG, openbaar ter inzage geplaatst op de website van de HARC.

Artikel 1: Gegevens verzamelen
Bij aanmelding als lid wordt aan de vereniging opgave gedaan van:

• Soort lidmaatschap *
• Bedrijf
• Aanhef * (De heer/Mevrouw)
• Voornaam *
• Achternaam *
• Land
• Postcode * / huisnummer * (waaraan gekoppeld het adres)
• Telefoon *
• E-mail adres *
• Bankrekeningnummer (IBAN) d.m.v. het afgeven van een machtiging ‘automatische incasso’

Het beschikbaar stellen van de * gemerkte gegevens is voorwaarde voor het lidmaatschap.

Artikel 2: Gegevens gebruik
a. Elk lid van de HARC geeft bij het aangaan van het lidmaatschap automatisch toestemming aan het bestuur om de persoonlijke gegevens te administreren/verwerken en te gebruiken voor alle (digitale) communicatie binnen de kring van leden van de HARC, onder de voorwaarde dat het bestuur in redelijkheid waarborgt dat deze lidgebonden-, persoonlijke informatie niet buiten deze kring toegankelijk is of wordt.
b. Er wordt gecommuniceerd via e-mail, via nieuwsbrief, via website en (gesloten) sociale media.
c. Elk lid bevestigt deze toestemming opnieuw door betaling van de jaarlijkse contributie.
d. Het door een lid niet geven of intrekken van deze toestemming kan leiden tot beëindiging van het lidmaatschap.

Artikel 3: Ledenregister
a. De persoonlijke gegevens worden door het secretariaat beheerd / geadministreerd in een ledenregister. De penningmeester beheert / administreert de bankgegevens, de (contributie)-betalingen en de financiële boekhouding. Het ledenregister is niet openbaar en algemene inzage is niet mogelijk.
b. Het is niet toegestaan de informatie in het ledenregister, waaronder de lid gebonden persoonlijke informatie, op enigerlei wijze te delen met derden.

Artikel 4: Recht op vergetelheid
Op schriftelijk verzoek van een lid geeft de secretaris binnen 4 weken een overzicht van de vermeldingen van dat lid in de bij de vereniging aanwezige bestanden. Na het beëindigen van het lidmaatschap worden binnen een termijn van 3 maanden de vermeldingen verwijderd.

II. LIDMAATSCHAP

Artikel 5: Leden, Donateurs
a. Gewoon HARC lid.
b. Erelid. Een erelid kan door ieder lid schriftelijk, tot uiterlijk één week voor de Algemene Leden Vergadering, worden voorgedragen en wordt als zodanig benoemd door de Algemene Leden Vergadering met een meerderheid van tenminste twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen.
c. Donateur (zoals in het ‘Vrienden van de HARC’ relatiemarketing programma).

Elk lidmaatschap is persoonlijk en niet vatbaar voor overdracht of overgang.
Waar hierna sprake is van leden, wordt daaronder verstaan de onder a. genoemde gewone leden.

Artikel 6: Acceptatie nieuw lid
a. Door het bestuur wordt in onderling overleg, met algemene stemmen, bepaald wie in aanmerking kan komen voor het lidmaatschap als bedoeld in art. 4 van de statuten.
b. Voorwaarden voor toelating zijn dat de handelingen van een lid geen schade zullen toebrengen aan de vereniging of aan de belangen van de vereniging en dat eventueel eerder ontstane schulden aan de vereniging zijn aangezuiverd.
c. Het lidmaatschap gaat in op de dag dat het bestuur de aanmelding accepteert en is definitief na ontvangst van de verschuldigde contributie.
d. Ieder lid kan een met redenen omkleed bezwaarschrift indienen tegen het bestuursbesluit een aspirant-lid niet als lid te accepteren. Het bestuur behandelt zo’n bezwaar op de eerstvolgende bestuursvergadering. Indien het bestuur alsnog afwijzend beschikt op de betreffende lidmaatschapsaanvraag, dan wordt dit besluit gemotiveerd medegedeeld aan het lid, dat het bezwaar heeft ingediend.

Artikel 7: Royement
a. Indien het bestuur ten aanzien van een lid royement als bedoeld in art. 5, lid 4 en 5 van de statuten overweegt, dan wel tenminste vijf leden zulks schriftelijk onder opgave van redenen aan het bestuur verzoeken, zal het bestuur, voor zover nodig na (voor)onderzoek, het betrokken lid hiervan zo spoedig mogelijk in kennis stellen onder vermelding van de geconstateerde handelingen c.q. de gevoelde bezwaren.
b. Het betrokken lid heeft het recht zich tegenover het bestuur schriftelijk te verweren en om door het bestuur te worden gehoord.
c. Binnen drie maanden na mededeling van de bezwaren aan het betrokken lid beslist het bestuur over het royement. Het bestuur stelt het betrokken lid, c.q. de leden, die het verzoek tot royement indienden, binnen drie weken in kennis van zijn beslissing.

III. JAARLIJKSE BIJDRAGEN

Artikel 8: Contributiebesluit
Jaarlijks wordt de hoogte van de jaarlijkse bijdrage als bedoeld in art. 6, lid 1 van de statuten in de Algemene Leden Vergadering (ALV) vastgesteld. Het besluit van de ALV wordt vastgelegd in de notulen en vervolgens op de website gepubliceerd.

Artikel 9: Inning van de contributie
De inning van de contributie zal als regel plaatsvinden door middel van het (elektronisch) verzenden van een factuur in de eerste week van januari van het verenigingsjaar waarover de contributie verschuldigd is.

Artikel 10: Actie bij uitblijven betaling
a. Betalingsherinnering. Na het niet tijdig betalen van de jaarcontributie of andere geldelijke verplichtingen wordt binnen een redelijke termijn een betalingsherinnering gestuurd.
b. Aanmaning. Mocht na het versturen van de betalingsherinnering, de betaling uitblijven dan volgt de aanmaning. Het verschuldigde bedrag zal worden verhoogd met administratiekosten en het lid zal zijn uitgesloten van deelname aan evenementen, tot betaling van het verschuldigde, inclusief administratiekosten, volledig is voldaan. De administratiekosten bedragen minimaal 25 Euro.
c. Royement. Mocht geen volledig gevolg worden gegeven aan de aanmaning, dan kan het bestuur de werking inroepen van hetgeen is bepaald in artikel 5, lid 4 van de statuten.

IV. BESTUUR EN BESTUURSTAKEN

Hiervoor wordt verwezen naar hetgeen hierover in art. 8 t/m 11 van de statuten is vastgelegd.

Artikel 11: Bestuurstaken
a. Het bestuur heeft tot taak het verrichten van alle handelingen strekkende tot uitvoering van besluiten van de Algemene Leden Vergadering, voortvloeiende uit de bepalingen van statuten of huishoudelijk reglement, of die noodzakelijk zijn voor de dagelijkse leiding van de vereniging.
b. Het bestuur is hierover verantwoording verschuldigd aan de Algemene Leden Vergadering.
c. De penningmeester beheert de geldmiddelen van de vereniging. Het bestuur heeft te allen tijde recht op inzage van zijn boeken en bescheiden.

Artikel 12: Rooster van aftreden
a. In de oproep voor de Algemene Leden Vergadering worden die bestuursleden genoemd, die conform het bepaalde in art. 9, lid 2 van de statuten voor periodiek aftreden in aanmerking komen, onder vermelding of zij al dan niet herkiesbaar zijn.
b. In die oproep worden, indien nodig, de namen genoemd van de leden, die door het bestuur worden verondersteld voor verkiezing tot bestuurslid ter vervulling van (een) ontstane vacature(s) of ter uitbreiding van het aantal bestuursleden. 

V. ALGEMENE LEDEN VERGADERING (ALV)

Hiervoor wordt verwezen naar hetgeen hierover in art. 12 t/m 17 van de statuten is vastgelegd.

Artikel 13: Jaarverslag, rekening en verantwoording
a. Indien meer dan één ALV binnen de periode van één verenigingsjaar wordt uitgeschreven, is het bepaalde in art. 12 van de statuten slechts van toepassing op die ALV, die het laatst zal plaatsvinden.

VI. HISTORISCHE AUTOMOBIELEN

Artikel 14: Historische automobielen
a. Onder historische automobielen worden verstaan voertuigen op drie of meer wielen, die reeds langere tijd niet meer geproduceerd worden en qua uiterlijk en techniek ongewijzigd zijn gebleven.
b. Voor deelname aan wedstrijden voor historische voertuigen is een Historisch Technisch Paspoort (HTP) vereist.
c. Het bestuur kan bepaalde evenementen openstellen voor andere voertuigen dan hiervoor genoemd, indien zij dit in verband met een evenement nodig acht.

Artikel 15: HARC Raceklassen
a. De HARC kent diverse raceklassen voor Nederlandse Kampioenschappen voor historische automobielen.
b. De raceklassen vallen onder de reglementen van de KNAF, sectie Autorensport.
c. Deelnemende voertuigen dienen te voldoen aan specificaties volgens FIA CSI, appendix K.

Artikel 16: Reclame
a. Het is Nederlandse inschrijvers en/of deelnemers toegestaan op of aan hun voertuigen reclameboodschappen aan te brengen, mits deze niet in strijd zijn met de FIA regels en op een andere plaats worden aangebracht dan die door de HARC dwingend voor een bepaald evenement worden voorgeschreven.
b. Het is niet-Nederlandse inschrijvers en/of deelnemers toegestaan op of aan hun voertuigen reclameboodschappen aan te brengen, mits deze niet in strijd zijn met de FIA regels, naast die door de HARC dwingend voor een bepaald evenement worden voorgeschreven.

VII. COMMUNICATIE

Artikel 17: Middelen
a. De vereniging communiceert met haar leden bij voorkeur via digitale middelen zoals e-mail, website en eventueel een (gesloten) sociaal medium. Het lid meldt zo spoedig mogelijk, bij voorkeur per e-mail, aan het secretariaat wijzigingen in (e-mail)adres.
b. Daar waar in de statuten of huishoudelijk reglement de term ‘schriftelijk’ wordt gebruikt, mag hier ook ‘via e-mail berichten’ onder worden verstaan.

Artikel 18: Website
a. De website van de HARC, waarop door de webbeheerder lidgerelateerde informatie mag worden geplaatst met inachtneming van de bepalingen als vastgelegd in de privacyverklaring, is publiek toegankelijk.
b. Leden, die niet wensen dat hun informatie wordt geplaatst, melden dat schriftelijk bij het secretariaat.

VIII. SLOTBEPALING

Artikel 19: Onvoorziene gevallen / Wijzigingen
a. In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur, behoudens het recht tot vernietiging en nieuwe beslissing door de Algemene Leden Vergadering.
b. Wijzigingen treden in werking zodra zij door de Algemene Leden Vergadering zijn goedgekeurd.